Kanban-Board – Ein oft unterschätztes Tool

Eigentlich kennt es jeder – Kanban. Und dennoch wird es oft unterschätzt. Dabei ist es so simpel und doch so effektiv, wenn man es nur richtig ausführt. Was heißt richtig ausführen? Für alle, die sich grade ein wenig stirnrunzelnd diesen Satz durchgelesen haben – Hier eine kleine Auffrischung:

Ein Kanban ist eine Methode aus der Produktionsprozesssteuerung. Das heißt mit anderen Worten: Kanban ist eine Methode, um Prozesse in der Produktion besser zu steuern und zu optimieren. Mittlerweile findet Kanban jedoch nicht nur in der Produktion Anwendung. Insbesondere das Kanban-Board kann man in jedem Bereich in jedem Team benutzen, um dessen Prozesse zu verbessern.

Verbessern tut man die Prozesse indem ein Kanban-Board die Aufgaben und in welchem Status sich diese befinden zeigt, ebenso wie den Mehrwert der einzelnen Aufgaben, welchen diese für die Firma produzieren. Wir fokussieren uns in diesem Artikel insbesondere auf das Kanban-Board. Solch ein Kanban-Board hat Transparenz und einen konsistenten Workflow als Ziel. Es vermeidet dadurch, dass Unklarheiten auftreten, Jobs nicht rechtzeitig fertig werden oder ‚Staus‘ im Prozess entstehen. Wie genau macht ein Kanban-Board das?

Kanban folgt dabei folgenden fünf Prinzipien:

  • Visualisierung, indem die laufende Arbeit sichtbar gemacht wird.
  • Limitierung der laufenden Arbeit, indem die Anzahl offener Pakete pro Prozessschritt limitiert wird, um Engpässe erkennbar zu machen.
  • Steuerung des Arbeitsflusses und Messung von Kennzahlen
  • Formulierung expliziter Regeln für Prozesse
  • Kontinuierliche Verbesserung, mittels bewährter Modelle und wissenschaftlicher Methoden.

Außerdem basiert ein Kanban auf dem Pull-, anstatt auf dem Push-Prinzip. Man drückt nicht einfach Aufgaben weiter durch das System, nur weil man denkt man müsse diese jetzt erledigen. Solch eine Handhabung verfehlt den Sinn eines Kanban. Stattdessen zieht man die einzelnen Aufgaben dann einen Schritt weiter, wenn sie dazu bereit sind bzw. Kapazität im nächsten Schritt vorhanden ist. Dadurch wird gewährleistet das der Prozess im Flow ist und nicht stockt oder überfüllt ist. Ein System ist leicht mit Aufgaben überfüllt, insofern diese gepusht werden ohne Rücksicht auf die eigentliche Kapazität im Prozess selbst. Ein Kanban-Board verhindert dies durch seine Pull-Struktur.

Wie genau sieht so ein Kanban-Board jetzt aus?

In einem einfachen Fall gibt es z.B. vier Spalten: Funnel (Ideensammlung), Analyze, In-Arbeit und Erledigt. Manchmal variieren die Namen dieser oder werden ergänzt. Ein Basic Kanban sollte mindestens die Ideensammlung, In-Arbeit und Erledigt Spalte aufweisen. Je nach Bedarf des Teams können diese beliebig erweitert werden. Wichtig ist, dass unterschieden wird in Ideen bzw. einen Backlog und den Aufgaben, welche tatsächlich bearbeitet werden. Dadurch stellt man sicher, dass das System nicht überfüllt ist. Aufgrund dessen sind diese drei Spalten die Basis eines jeden funktionierenden Kanban-Boards.

In die Ideen-Spalte kommt so ziemlich jede Aufgabe, Herausforderung, Idee, Problem etc. welches im Team und im Prozess auftaucht. Anhand des „Weighted shortest job first-Prinzip“ (WSJF) werden diese To Do’s dann weiterbewegt. Um es anders auszudrücken: Der Job im Funnel, der am schnellsten den meisten Mehrwert bringt wird durch das Kanban-System gezogen. Letzteres spiegelt so ziemlich die Bedeutung eines WSJF-Wertes wider. Wie genau so ein Wert berechnet wird zum Beispiel hier erklärt.

Desweiteren gibt es in der Analyze- und In-Arbeit-Spalte Work-In-Progress-Limits (WIP-Limits).  Die Arbeitskapazität wird vorab mithilfe dieser WIP-Limits begrenzt. Ein WIP ist im Grunde nichts anderes als die maximale Kapazität, die man auslasten kann und somit das Limit, das die Menge an Jobs, die grade bearbeitet werden, begrenzt. Damit hilft man den Fokus beizubehalten und Arbeitspakete fertigzustellen bevor das nächste beginnt, so ist klar: Man kann nicht alles auf einmal machen.

Was heißt das?

Das heißt, dass der Job mit dem größten Mehrwert/Zeit -Verhältnis (WSJF) zuerst bearbeitet wird. Hat man noch Kapazität übrig kann man einen weiteren in die Analyze-Phase ziehen. Sinnvollerweise den, der noch in die Kapazität passt und gleichzeitig den nächst höchsten WSJF-Wert hat. Wie der SJF berechnet wird, erklärt dieses Video.

Das gleiche gilt für die In-Arbeit-Phase.

Möchte man einen Job in die Done-Phase ziehen und somit als erledigt bezeichnen, vergleicht man das erreichte Resultat normalerweise mit Regeln, welche das Team vorher festgelegt hat. Diese Regeln beschreiben wann ein Job als ‚Erledigt‘ akzeptiert werden kann. Für alle Leute, die Scrum kennen: Im Grunde ist dies die Definition of Done. Stimmen das Resultat und die Regeln nicht überein, so ist der Job auch nicht fertig. Meistens obliegt es dem Product Owner diese Entscheidung zu treffen.

Was ist nun der Vorteil eines solchen Systems?

Einfach gesagt drei Dinge:

  1. Totale Transparenz über den derzeitigen Arbeitsstand
  2. Den Überblick behalten
  3. Overload vermeiden
  4. Jobs vernünfitg zu Ende führen

Ein Kanban funktioniert in und für jedes Team. Ein gut gepflegter Kanban kann den Team-Mitgliedern helfen, ihre Aufgaben vollständig und korrekt zu erledigen, und zwar immer die, die den meisten Mehrwert erzeugen in der kürzesten Zeit.

Man kann solch ein Board auch durch kleine Gadgets erweitern, wie z.B. jedem Team-Mitglied eine bestimmte Post-It-Farbe zuordnen. Dadurch würde man erkennen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und kann Leute konkret ansprechen, falls man Fragen zu dieser Aufgabe hat. Das heißt allerdings nicht, dass man personalisierte Statistiken führt, sondern nur fürs ganze Team. Es soll nachträglich nicht verglichen werden, wer wann wie viel gemacht hat. Kanban ist ein Tool für das ganze Team. Kanban schafft Transparenz und Flow. Dieser sollte auch von jedem aktiv unterstützt und umgesetzt werden.

Dieser Flow wird auch durch die simple grafische Darstellung der Arbeitsprozesse unterstützt. Es fällt den Menschen nachweislich einfacher, Prozesse wahrzunehmen, die sie ‚greifen‘ können. Ein Kanban-Board schafft eine erste und doch so simple Möglichkeit dies zu tun.

Man kann das Kanban mit der Zeit beliebig personalisieren und an das Team anpassen indem man weitere ‚Gadgets‘ einbaut, wie z.B. kleine Symbole, die zeigen zu welchem Projekt welche Aufgabe gehört. Das grundlegende Kanban allein reicht jedoch meist schon aus, um erste Erfolge und Transparenz zu schaffen.

Dieser Effekt ist zwar oft bewusst wird aber nicht richtig geschätzt. Es ist simpel und doch so stark – dass Kanban Board.

Jedoch Achtung bezüglich der folgenden zwei Punkte:

  1. Kanban muss gewissenhaft durchgeführt werden. Wenn Aufgaben verloren gehen oder nicht korrekt durch das System gezogen werden, kann es nicht wirksam werden. Ein halbes Kanban ist kein Kanban.
  2. Ein Kanban-Board kann Engpässe und Flaschenhälse im System anzeigen. Dies kann zur Kanban-Ablehnung innerhalb des Teams führen, weil sich Menschen dadurch „auf die Füße getreten fühlen“ können. Es ist deswegen wichtig, dass z.B. ein Scrum-Master oder der Teamleiter sicherstellt, dass sich alle weiterentwickeln und keiner vorgeführt wird.

Beachtet man diese Punkte, steht der effektiven Nutzung eines Kanban jedoch nichts mehr im Weg.

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