Was ist und macht ein Agile PMO?

Jens Kafurke hat in einem unserer anderen Artikel darüber gesprochen, dass agile Projekte oft schlichtweg daran hapern, dass Rollen missverstanden werden. Anstatt agile Methoden und deren Rollen konsequent zu benutzen, werden alte Positionen lediglich umbenannt und mit agilen Namen versehen. In solchen Fällen scheint das Projekt dann nach außen hin oft agil, während es in Wirklichkeit noch weit davon entfernt ist.

Eine solche Position, die oft missverstanden wird, ist das Agile PMO. Dieses ist nicht lediglich das alte PMO, welches ein bisschen agil wird. Oft wird es aber genauso verstanden. Genauso wenig, wird in einem agilen PMO nichts mehr dokumentiert oder reportet. Diesen Denkfehler machen viele, auch ich hatte diesen gedanklichen Twist zu Anfang im Kopf. Wenn man jedoch einmal den Unterschied verstanden hat, ist das agile PMO eine wichtige Instanz, die viel in der agilen Transformation bewegen kann, bzw. auf keinen Fall fehlen darf. Genau deswegen war es mir wichtig, die Aufgaben eines Agile PMO zu beschreiben und dies zu definieren.

 

Was ist die Rolle des klassischen PMO?

Bevor wir diskutieren was das Agile PMO macht, möchte ich noch einmal darlegen was die traditionellen Aufgaben eines PMO sind. Dies sind typischerweise:

  • Analyse und Sicherstellung von Standards innerhalb der Projekte (unter anderem zur Effizienzsteigerung)
  • Qualitätssicherung im Prozess
  • Strategisches Projektmanagement
  • Administrative Aufgaben wie z.B. Controlling, Reporting und Dokumentation
  • Koordination und Gewährleistung von Ressourcen in den Projekten
  • Überblick und entsprechendes Coaching und Management über das Projekt

 

Das traditionelle PMO hat also klassische organisatorische und strategische Aufgaben, die einen reibungslosen und standardisierten Ablauf aller Projekt-Prozesse sicherstellen soll. Dies tut das klassische PMO indem es Prozesse analysiert und Verbesserungspotentiale identifiziert und den Überblick bewahrt. Genutzt werden oft standardisierte Abläufe und Methoden, um die Prozesse dann zu optimieren. Diese Verbesserungs-Strategien werden wiederrum oft vorausgeplant und sind eher starr anstatt von dynamischer Natur.

Ein klassisches PMO ist also eine Instanz die übergreifenden Prozesse analysiert und steuert und Standards etabliert.

Diese Rolle ist wichtig, da sie grade in großen Firmen Risiken mindert indem diverse Projekte in Einklang gebracht werden und gemeinsame, standardisierte Prozesse zur Verfügung haben und nutzen.

Doch jeder, der sich schon einmal das Agile Manifest angeschaut hat, las die zwei Sätze: Individuals and Interactions over Processes and Tools. Working Software over Comprehensive Documentation.

Das bedeutet so viel wie: Menschen und deren Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und bestimmte Methodiken. Ein funktionierendes Produkt bzw. der Projekterfolg sind wichtiger als übermäßige Dokumentation. Es heißt jedoch nicht: Vergesst jegliche Strukturen und Dokumentationen. Auch in der agilen Welt gibt es routinierte Prozesse, Methodiken und Reporting. Und genau dort liegt der Verbindungspunkt für das klassische PMO zur agilen Welt.

 

Was ist also ein agile PMO?

 

Ich möchte vorab betonen, dass ein agile PMO nicht lediglich ein klassisches PMO ist, welches ein paar agile Methodiken umsetzt. Ein agile PMO ist eine Instanz für sich und sollte auch als solche behandelt werden. Simples Umbenennen, bzw. anfügen des Wortes ‚agile‘ führt nicht zu dem gewünschten Ergebnis. Ein agile PMO ist eine neue Rolle, und das klassische PMO sollte sich dementsprechend bemühen diese neue Rolle und damit verbundene Aufgaben zu verstehen und verinnerlichen, um sie effektiv auszuführen.

Das APMO ist besonders wichtig am Anfang der agilen Transformation, um den Teams zu helfen die agilen Methodiken zu verstehen und in ihren Arbeits-Alltag zu integrieren. Das agile Project Management Office unterstützt und begleitet Change-Programme.

Daher nimmt das APMO in agilen Projekten eher eine beratende, unterstützende Rolle ein anstatt der klassischen kontrollierenden Administration. Agile Prozesse sind gerade am Anfang eines Change-Programms neu für die Teams und deren Mitarbeiter und das APMO kann hierbei den Scrum Master, Product Owner als Servant Leader aktiv unterstützten diese neuen, agile Prozesse erfolgreich mit vorhandenen Strukturen zu verbinden.

Das agile PMO hilft somit aktiv bei der Umsetzung von agilen Prinzipien in Projekten und dient als Instanz für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter. Das APMO fördert die Einbindung agiler Methodiken in die Prozesse und etabliert neue, agile Standards. Ja, auch in agilen Projekten gibt es Koordination und strukturierte Routinen (z.B. die Scrum Zeremonien sind etablierte Standards in einem agilen Prozess). Deswegen wies ich anfangs darauf hin, dass auch wenn Menschen wichtiger sind als Standards, diese dennoch weiterhin bestehen. Der Unterschied ist jedoch, dass eines der Hauptziele eines APMO darin besteht, die Mitarbeiter im agilen Change zu begleiten indem sie sicherstellen, dass agile Prinzipien korrekt ausgeführt werden und agile Methodiken und deren Strukturen etabliert werden.

Dabei steht auch immer der Mehrwert im Vordergrund. So werden z.B. Ressourcen und Prioritäten so festgelegt, dass sie den Wertbeitrag des gesamten Projektportfolios maximieren. Hier ist der Überblick über das Portfolio besonders wichtig, welches das APMO aufgrund seiner übergreifenden Funktion behält.

Das APMO arbeitet aktiv mit Stakeholdern und der Projektleitung zusammen, um eine optimale Priorisierung der Ressourcen zu ermöglichen und Interessens-Konflikte zwischen Teams zu vermeiden. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Portfolio-Ebene unterstützt das agile PMO eine reibungslose Umsetzung von strategischen Zielen und transparente Prozesse über alle Ebenen hinweg.

Zusammengefasst sind ‚neue‘ Aufgaben eines APMO während einer agilen Transformation bzw. in einem agilen Projekt die folgenden:

  • Die Vision des Change-Programm unterstützen und Projekt übergreifend kommunizieren
  • Die Einführung in den Markt aktiv begleiten
  • Teams bei der Definition von objektiven Milestones und Lean-Agile Budgets unterstützten
  • Fördern von agilen Verhandlungen und Beziehungen mit agil denkenden/handelnden Lieferanten und Kunden
  • Verbindung und Unterstützung in der Kommunikation und Strategie-Formulierung
  • Bereitstellung von Performance-Indikatoren
  • Finanzielle Führung
  • Unterstützten von dezentralisierter Ausführung des Programms
  • Vermittlung von ‚Best Practices‘

 

Zusammenfassend

Kurz gesagt, ein AMP ist eine Art Servant Leader Instanz, welche die agilen Teams auf ihrer Reise begleitet und sicherstellt, dass die agilen Methodiken effektiv eingesetzt und umgesetzt werden, um einen erfolgreichen Prozess sicherzustellen.

Dabei agiert das agile PMO Mehrwert orientiert und mit dem Ziel kontinuierlich Ergebnisse zu liefern, anstatt sich fix an einen Plan zu halten. Es assistiert den Teams in der Umsetzung von agilen Methoden und hilft ihnen sich trotz dessen an gewissen Normen zu halten und bietet eine Anlaufstelle bei Fragen und Problemen in der Umsetzung. Dies tut es indem es eine gewisse Einheitlichkeit in den Teams schafft und agile Standards etabliert, die von Vorteil für die Teams und die generelle Projekt-Portfolio sind. Durch Analyse und den gegebenen Überblick kann ein APMO somit eine wertvolle Instanz sein, die die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellt und den Teams hilft diese ihren Bedürfnissen gegeben effektiv anzuwenden.

In agilen Projekten wandelt sich die Rolle des klassischen PMO von einer administrativen Zentrale zu einem flexiblen internen Dienstleister. Das APMO ist angepasst an agile Prozesse und ist stärker eingebunden in das agile Projektumfeld als das traditionelle PMO.

Richtig ausgeführt, kann ein APMO also wahren Wandel bewirken und Rückhalt für alle Teams und übergreifenden Projekte darstellen.

 

 

 

Autor: Melanie Bühne

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