Zeitmanagement leicht gemacht – Priorisieren!

Zeit ist überall ein wichtiges Thema – im Privat- und Berufsleben. Gerade bei großen Projekten führt Zeitmangel oft zu Problemen und verhindert, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Frist abgeschlossen werden kann. Nun, um ehrlich zu sein – geht es wirklich um die fehlende Zeit?

Wir wissen, wie viele Stunden ein Tag hat und wie viele Tage ein Monat hat und so weiter…. Wir wissen meist grob, was wir bei der Arbeit tun werden und wie das Endprodukt aussehen muss und wann es geliefert werden soll. Die wirklichen Probleme treten auf, wenn sich Produkteigenschaften oder Kundenbedürfnisse ändern und unser perfekt geschriebener Plan durcheinander gerät. Dann wird die Zeit plötzlich knapp.

Aus diesem Grund steht die Geschäftswelt derzeit vor dem Wandel zu flexibleren und schnell anpassbaren Frameworks wie Scrum oder SAFe. Deshalb werden Unternehmen agiler.

Ein großer Teil der Agilität bedeutet, dass Sie flexibel sind und sich an Veränderungen anpassen können. Allerdings müssen Sie noch bestimmte Produkte an Ihre Kunden liefern und Wert für Ihr eigenes Unternehmen, aber auch für das Geschäft des Kunden schaffen. Der Schlüssel zur Wertschöpfung in sich schnell verändernden Umgebungen liegt in der schrittweisen Wertschöpfung.

Sie beginnen nicht mit einem großen Fünfjahresplan, sondern finden grob heraus, wie das Produkt aussehen könnte. Es ist eher wie die Formulierung einer Vision. So können Sie sich unterwegs problemlos an sich ändernde Anforderungen anpassen, ohne Zeit durch stundenlange intensive Planung zu verlieren. Nicht zu planen ist auch keine Option, aber das ist ein anderes Thema.

Eine Frage bleibt noch: Wenn sich die Dinge so schnell ändern, wie kann man herausfinden, was jetzt wichtig ist?

Die Entscheidung über die wichtigsten Aufgaben ist sehr wichtig. Eine effektive Priorisierung ist der Kern eines gut funktionierenden agilen Projekts und Sie würden überrascht sein, welche Aufgaben sich als wichtig erweisen und welche (Wo Sie dachten, dass Sie untergehen werden, wenn Sie es nicht tun) in Wirklichkeit ziemlich unwichtig sind.

Wir haben zwei Priorisierungsmethoden für Sie. Die am häufigsten verwendete Methode in agilen Projekten ist Weighted-Shortest-Job-First (WSJF).

 

Weighted-Shortest-Job-First Method

Diese Methode basiert auf relativen Schätzungen bestimmter Aspekte einer Aufgabe, die, wenn sie in eine bestimmte Formel eingefügt wird, zeigen, wie man sie priorisiert.

Das Schätzen ist relativ, genau wie das Planning Poker in Scrum, wenn man User Stories erfasst. Die Zahlen sind auch gleich, 0,1,2,3,5,8,13,20. Je größer die Zahl, desto höher schätzen Sie diesen bestimmten Aspekt der Aufgabe. Also, wie ergibt sich die Formel?

 

  1. Business Value (Mehrwert für Firma und Kunde)

Dieser Wert ist Ihr Urteil über die Präferenzen der Benutzer der verschiedenen Aufgaben und darüber, was Ihrer Meinung nach den größten Wert für das Unternehmen oder den Kunden schafft. Es bedeutet nicht, dass alle Jobs, die im Geschäftswert hoch bewertet werden, automatisch die wichtigsten sind. Manchmal kann man mit ein paar kombinierten, kleineren Aufgaben mehr Wert in kürzerer Zeit schaffen, weil ein einzelner Job einfach zu lange dauert, egal welchen hohen Geschäftswert er schafft oder die Aufgaben mit geringerem Geschäftswert sehr nachteilig wären, wenn sie nicht umgesetzt würden.

 

  1. Time Criticality

Im zweiten Teil der WSJF-Formel geht es darum, ob Sie denken, dass der Kunde auf diese Aufgabe wartet oder zu einem Wettbewerber wechselt, wenn die Aufgabe nicht schnell erledigt ist. Die Zeitkritik umfasst auch mögliche Meilensteine oder feste Termine, wie z.B. staatliche Gesetze, die sich auf den Arbeitsplatz auswirken können.

 

  1. Ris Reduction / Opportunity Enablement

Drittens müssen Sie sich fragen, ob dieser Job ein zukünftiges oder aktuelles Risiko verhindert oder es ermöglicht, neue Geschäftsmöglichkeiten in Zukunft zu verfolgen, wenn er angenommen wird.

 

Diese drei Aspekte zusammen bilden die “Cost of Delay” (COD). Um Ihren endgültigen WSJF-Wert zu erhalten, teilen Sie den COD durch die Dauer des Jobs oder die ‘Job Size’. Die Dauer des Jobs wird auch relativ geschätzt, mit den gleichen Zahlen vom Planning Poker wie zuvor. Es geht nicht um die tatsächliche Auftragsgröße, sondern um eine geschätzte.

So sieht die Formel aus:

 Hier ist ein Beispiel:

Folglich würden Sie Job 1 zuerst erledigen, obwohl er nur den zweithöchsten Geschäftswert hat.

Die WSJF-Methode kann jedoch ziemlich lange dauern, je nachdem, wie viele Personen beteiligt sind und wie unterschiedlich die Meinungen sind. Auch das Top-Management muss sich zu seinen Ergebnissen bekennen. Manchmal bekommen sie vielleicht nicht den Output, den sie sich erhofft haben…. Wenn Sie eine priorisierte Liste etwas schneller oder nur für beiläufigere Arbeitsaufgaben benötigen, ist die Eisenhower-Matrix eine weitere schöne, etablierte Option.

 

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix stützt sich im Wesentlichen auf die beiden Fragen: Ist es wichtig? Ist die Arbeit dringend zu erledigen? Abhängig von den Antworten auf diese Fragen kann die Aufgabe in einer der vier Kategorien liegen: Entscheiden, Heute machen, Löschen, Delegieren.

Entscheide dich: Diese Aufgabe ist wichtig, aber (noch) nicht dringend. Planen Sie einen Zeitpunkt ein, zu dem Sie es tun.

Heute machen: Diese Aufgabe ist wichtig und dringend. Du solltest es für heute auf deine To-Do-Liste setzen.

Pausieren (Löschen): Diese Aufgabe ist weder wichtig noch dringend. Das bedeutet, dass du es nicht tun solltest. Es bedeutet jedoch nicht wörtlich “Löschen der Aufgabe”. Gerade in sich schnell ändernden Umgebungen können sich Anforderungen genauso schnell verändern und plötzlich wird ein Job, der seit zwei Wochen im Kasten “löschen” steht, plötzlich wichtig. Halten Sie sie eher inne und setzen Sie diese Art von Aufgaben weiter unten auf Ihre Prioritätenliste.

Delegieren: Diese Aufgabe ist nicht wichtig, sondern dringend. Kann es jemand anderes für dich tun?

Diese Matrix ist ein guter erster Schritt, um seine Sachen zu sortieren und sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Versuchen Sie jedoch, objektiv zu bleiben und Aufgaben nicht liegen zu lassen oder einfach nur so hoch zu bewerten, weil Sie es mögen.

Wenn Sie Ihre priorisierte Liste auf dem neuesten Stand halten, stellen Sie sicher, dass Sie immer die wichtigsten Aufgaben erledigen und somit den größtmöglichen Mehrwert in einem bestimmten Zeitrahmen liefern.

Sicher, wenn Sie 12 Stunden am Tag arbeiten, können Sie noch mehr Wert schaffen, aber beim Zeitmanagement geht es darum, die richtigen Dinge in die richtigen Slots zu sortieren und nicht darum, Schlaf zu verlieren… also – priorisieren, organisieren und verwalten Sie Ihre Aufgaben und Zeit. Ganz einfach mit diesen Mehthoden!

Zurück
Commerbank Allianz iKK classic Sparkasse Techniker Krankenkasse
Menü Icon
Kontakt Icon